Regulamin konwentu Śląski Dzień Fantastyki 2022
1) Konwent Śląski Dzień Fantastyki 2022 [dalej nazywany Konwentem] odbywa się na terenie Miejskiego Domu Kultury Koszutka pod adresem ul. Grażyńskiego 47, 40-126 Katowice, od godziny 09:00 dnia 1 października 2022 do godziny 18:00 tego samego dnia.
2) Konwent organizowany jest przez Śląski Klub Fantastyki z siedzibą w Katowicach przy ulicy A. Górnika 5, numer KRS 37374 oraz Miejski Dom Kultury Koszutka, ul. Grażyńskiego 47, 40-126 Katowice. Konwent jest imprezą kulturalną w rozumieniu ustawy z 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz.U. 01.13.123 z późn. zm.).
3) Za uczestnika uważa się osobę, która zarejestrowała się, czyli wypełniła formularz preakredytacji na stronie internetowej i opłaciła akredytację lub osobę, która zakupiła wejściówkę na miejscu.
Potwierdzeniem zakupu preakredytacji jest wiadomość e-mail z potwierdzeniem zaksięgowania wpłaty. Na miejscu uczestnik otrzymuje identyfikator, który potwierdza, że uczestnik zakupił wejściówkę elektronicznie lub na miejscu. Wejściówkę można zakupić przed Konwentem poprzez wypełnienie formularza preakredytacji na stronie internetowej oraz uiszczenie opłaty za bilet poprzez przelew bankowy na dane: Śląski Klub Fantastyki, 40-956 Katowice, skr. poczt. 502 PKO BP o/Katowice 02 1020 2313 0000 3202 0114 6588 na kwotę 20zł. W tytule przelewu należy wpisać „preakredytacja ŚDF” oraz imię i nazwisko właściciela wejściówki. Jeśli jedna osoba robi zbiorczy przelew za kilka innych osób należy w tytule przelewu wpisać imiona i nazwiska wszystkich właścicieli wejściówek.
Bilet można zakupić przed Konwentem do dnia 29 września. Za dzień zakupu preakredytacji uznaje się dzień zaksięgowania przelewu. Wejściówkę można również zakupić na miejscu w cenie 30zł. Dzieci do 13 roku życia wchodzą bezpłatnie. Do 13 roku życia dziecko zobowiązane jest do przebywania na Konwencie z opiekunem, który zobowiązany jest zakupić bilet wstępu na Konwent. Osoby, które ukończyły 13 lat, ale nie są jeszcze pełnoletnie, zobowiązane są do okazania wypełnionej i podpisanej przez rodziców lub opiekunów prawnych zgody dostępnej do pobrania na stronie internetowej ŚDF.
4) W celu potwierdzenia tożsamości i do wydania identyfikatora uczestnicy Konwentu zobowiązani są okazać podczas akredytacji ważny dokument tożsamości.
5) Zgodnie z ustawą z dnia 10 maja 2018 o Ochronie danych osobowych, uczestnik wyraża zgodę na przetwarzanie udostępnionych danych w celu zakupienia akredytacji na Konwent.
6) Po wykupieniu akredytacji uczestnikowi nie przysługuje jej zwrot, chyba że impreza zostanie całkowicie odwołana przez organizatora. Akredytacja jest niestanowiącą przychodu opłatą, która zostanie przeznaczona na pokrycie kosztów związanych z organizacją i obsługą imprezy.
7) Z opłaty zwolnieni są Organizatorzy, a także wyznaczone przez nich osoby.
8) Prowadzącym punkty programu przysługuje 50% zniżki za poprowadzenie jednego punktu i 100% zniżki za poprowadzenie dwóch i więcej punktów programu. Zniżka jest liczona za punkt programu, a nie za osobę – w przypadku prowadzenia punktu przez kilka osób zniżka rozkłada się w równych częściach między prowadzącymi. Prowadzący płacą akredytację w pełnej wysokości, a zwrot zniżek następuje dopiero po przeprowadzeniu zgłoszonych punktów programu. Organizator zastrzega sobie prawo swobodnego doboru prowadzących punkty programu oraz jego tematyki.
9) Rejestracja oraz opłacenie akredytacji oznaczają zgodę na przestrzeganie niniejszego regulaminu. Obowiązkiem każdego uczestnika jest zapoznanie się z regulaminem przed Konwentem bądź najpóźniej w momencie wejścia na teren imprezy.
10) Organizatorzy zastrzegają sobie prawo natychmiastowego usunięcia z terenu Konwentu osób nie przestrzegających niniejszego regulaminu, łamiących prawo czy też w inny sposób stwarzających zagrożenie dla mienia, zdrowia lub życia własnego bądź pozostałych uczestników. Osoby te nie będą miały możliwości powrotu na teren Konwentu, nie zostaną im także zwrócone koszty akredytacji. Istnieje możliwość pociągnięcia takich osób do odpowiedzialności cywilnej.
11) Każdy uczestnik ponosi pełną odpowiedzialność (zarówno finansową, jak i prawną) za swoje postępowanie od momentu wejścia na teren imprezy aż do chwili zakończenia Konwentu. Organizatorzy nie biorą odpowiedzialności za spowodowane przez uczestników wypadki oraz szkody ani też za zdarzenia, które w rezultacie mogą prowadzić do wyżej wymienionych skutków.
12) Ubezpieczenie uczestników od następstw nieszczęśliwych wypadków nie leży w zakresie uprawnień Organizatorów. Osoby wchodzące na teren Konwentu powinny ubezpieczyć się na własny koszt.
13) Konwent jest imprezą zamkniętą, co oznacza, że na jego terenie mogą przebywać wyłącznie uczestnicy, Organizatorzy oraz osoby upoważnione przez Organizatorów konwentu. Wszystkie osoby zobowiązane są do noszenia w widocznym miejscu identyfikatorów. O zagubieniu identyfikatora należy niezwłocznie powiadomić jednego z Organizatorów.
14) Wydarzenie jest całkowicie apolityczne. Prowadzenie agitacji politycznej jest zakazane i będzie skutkować wyrzuceniem z terenu Konwentu.
15) Uczestnikom zabrania się posiadania oraz wnoszenia na teren imprezy broni (w rozumieniu ustawy z dnia 21 maja 1999 r. o broni i amunicji (Dz. U. z 2004 r. Nr 52, poz. 525, z późn. zm.) lub innych niebezpiecznych przedmiotów, materiałów wybuchowych, wyrobów pirotechnicznych, materiałów mogących spowodować niebezpieczeństwo pożaru, napojów alkoholowych, środków odurzających lub substancji psychotropowych. Zabronione jest również propagowanie materiałów lub symboli nawołujących do nienawiści na tle rasowym lub religijnym, dyskryminujących dowolne grupy społeczne, jak również godzących w organy Rzeczypospolitej Polskiej.
16) Repliki broni przeznaczone do wykorzystania w roli rekwizytów podczas atrakcji Konwentu można wnosić na teren imprezy wyłącznie za zgodą Organizatorów.
17) W przypadku uzasadnionego podejrzenia o wnoszenie lub posiadanie przedmiotów wymienionych w punkcie 15 Organizatorzy Konwentu zastrzegają sobie możliwość o pokazanie bagażu i zawartości, odmowa może wiązać się z niewpuszczeniem uczestnika na teren konwentu. Wyżej wymienione czynności zostaną przeprowadzone w sposób nienaruszający godności osobistej ani innych dóbr osoby podejrzanej.
18) Z terenu Konwentu zostaną niezwłocznie, bez prawa do powrotu i bez możliwości zwrotu kosztów, usunięte osoby pozostające pod wpływem alkoholu bądź środków odurzających, zakaźnie chore, stanowiące zagrożenie dla zdrowia innych uczestników, posiadające substancje wymienione w punkcie 16, a także osoby zakłócające spokój, agresywne lub zachowujące się w sposób sprzeczny z ogólnie pojętymi dobrymi obyczajami. Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do wezwania policji lub powiadomienia rodziców (opiekunów prawnych) w uzasadnionych przypadkach.
19) W przypadku zagrożenia zdrowia lub życia, zakłócenia porządku czy też złamania regulaminu świadek takiej sytuacji zobowiązany jest do natychmiastowego zawiadomienia przedstawiciela Organizatorów.
20) Na terenie Konwentu obowiązuje całkowity zakaz palenia wyrobów tytoniowych, e-papierosów oraz korzystania z waporyzatorów.
21) Na terenie Konwentu zabrania się podłączania własnych urządzeń elektrycznych (laptopy, ładowarki do telefonów, suszarki, tostery itp.) w miejscach do tego nieprzeznaczonych. Naruszenie plomb zabezpieczających gniazdka elektryczne może grozić niezwłocznym usunięciem z terenu imprezy.
22) Uczestnicy Konwentu zobowiązani są do zachowania czystości. Nieprzestrzeganie porządku (śmiecenie itp.) może grozić usunięciem z terenu imprezy.
23) Organizatorzy Konwentu nie odpowiadają za rzeczy zgubione, uszkodzone lub pozostawione bez opieki podczas trwania imprezy.
24) Dodatkowy, szczegółowy regulamin obowiązuje wystawców.
25) Uczestnik biorąc udział w Konwencie wyraża zgodę na wykorzystanie wizerunku, w tym zdjęć z fotostudia oraz cosplay, w celach promocyjnych i informacyjnych.
26) Organizatorzy zastrzegają możliwość wprowadzenia zmian do regulaminu. Obowiązuje wówczas najnowsza wersja regulaminu opublikowana i dostępna na terenie konwentu.
27) W przypadkach spornych bądź niewymienionych w regulaminie decydujący głos mają Organizatorzy konwentu.