Regulamin Wystawców

REGULAMIN WYSTAWCÓW ŚLĄSKICH DNI FANTASTYKI

§ 1
Postanowienia ogólne

1. Regulamin określa warunki uczestnictwa Wystawców w Śląskich Dniach Fantastyki 2023 (dalej zwanych „ŚDF” lub „Wydarzeniem”).
2. Organizatorem ŚDF, które odbywają się w Chorzowie przy ul. w dniach 1-2 kwietnia 2023 roku, jest Śląski Klub Fantastyki, zwany dalej „Organizatorem”.
3. Wydarzenie odbywa się w dniach 1-2 kwietnia 2023 roku na terenie „Szkoły” III Liceum Ogólnokształcącego im. Stefana Batorego przy ul. Farna 7 w Chorzowie.
4. „Wystawcą” jest każdy podmiot, który przed datą Wydarzenia zawarł z Organizatorem umowę najmu powierzchni wystawienniczej lub umowę najmu powierzchni wystawienniczej z usługami dodatkowymi (umowa z Organizatorem) oraz dokonał opłaty zgodnie z umową z Organizatorem.
5. W wydarzeniu mogą wziąć udział Wystawcy, których działalność odpowiada tematyce Wydarzenia.
6. Wydarzenie organizowane przez Śląski Klub Fantastyki jest imprezą kulturalną w rozumieniu ustawy z 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz.U. 1991 nr 114 poz. 493 z późn. zm.) i nie podlega przepisom ustawy o Bezpieczeństwie Imprez Masowych z dnia 20.03.2009. (Dz.U. Nr 62, poz. 504).
7. Przyjmowanie zgłoszeń Wystawców odbywa się od dnia 13 stycznia do 2023 do 12 marca 2023.
8. W zależności od ilości zgłoszeń może zostać otwarta druga tura zgłoszeń.

 

§ 2
Zgłaszanie stoiska

1. Warunkiem udziału jest wypełnienie formularza zgłoszeniowego dostępnego na stronie internetowej Śląskich Dni Fantastyki oraz opłacenie opłaty za Stoisko. Zgłoszenie powinno zawierać:

– nazwę stoiska;
– imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej za stoisko w trakcie wydarzenia;
– imiona i nazwiska osób wchodzących w skład obsługi stoiska na wydarzeniu (w przypadku braku danych w chwili wysyłania zgłoszenia wystarczy napisać ilość osób i podać imiona i nazwiska tych osób drogą e-mailową do dnia 26 marca 2023);
– liczbę stołów lub wymiary wymaganej powierzchni wystawienniczej;
– logo wystawcy
– źródła informacji o stoisku (adres internetowy, profil na serwisach Facebook lub Instagram) oraz informacje o sprzedawanym towarze (w – celach informacyjnych).

2. Do zawarcia umowy między Wystawcą a Organizatorami dochodzi po otrzymaniu potwierdzenia przyjęcia Stoiska drogą e-mailową za pomocą maila sdf.wystawcy@skf.org.pl
3. Koordynator ma prawo do odstąpienia od wcześniej ustalonego wynajmu Stoiska, o czym informuje drogą e-mailową nie później niż do 26 marca 2023 r. wraz z podaniem przyczyny – w wypadku, gdy Stoisko zostało już opłacone, Organizator zwraca wpłaconą sumę bez potrącania jakichkolwiek opłat.
4. Koordynator może odmówić przyjęcia zgłoszenia, o czym informuje mailowo.
5. Zmiany w ustaleniach dotyczących liczby wynajmowanych stołów są przyjmowane wyłącznie drogą
e-mailową do 26 marca 2023 r. Pozostałe sprawy mogą zostać uregulowane nie później niż do 26 marca 2023 r. W przypadku nagłych zmian wynikających z sytuacji losowych po podanej dacie jest to możliwe jedynie przez kontakt telefoniczny (podany w e-mailu zwrotnym).

 

§ 3
Stoisko

1. Organizator przydziela Wystawcy powierzchnię wystawienniczą zgodnie z umową z Organizatorem (Stoisko) z zastrzeżeniem prawa Organizatora do zmiany lokalizacji uprzednio przydzielonej powierzchni wystawienniczej ze względów organizacyjnych, technicznych, jak też z przyczyn niezależnych od Organizatora.
2. Organizator udostępni obiekt Wystawcom w dniach 1 kwietnia od godziny 7:00 do 2 kwietnia do godziny 17:00. Istnieje możliwość rozłożenia stoiska 31 marca w piątek od godziny 19:00. W tym wypadku wystawcom przysługuje nocleg z piątku na sobotę, o czym zobowiązani są poinformować wcześniej Organizatora. Organizator zastrzega sobie prawo zmiany godzin udostępnienia obiektu ze względów organizacyjnych, technicznych, jak też z przyczyn niezależnych od Organizatora – w takim wypadku Organizator poinformuje przed Wydarzeniem o tym Wystawców drogą e-mailową lub poprzez rozwieszenie ogłoszeń, jeżeli zmiana wystąpi w trakcie trwania Wydarzenia.
3. Obiekt będzie dostępny dla Uczestników w godzinach od 8:00 w sobotę wraz z noclegiem z soboty na niedzielę i od godziny 8:00 do 15:00 w niedzielę.
4. Organizator zastrzega sobie prawo zmiany godzin udostępnienia obiektu Uczestnikom. W takim wypadku
Organizator poinformuje o tym wystawców drogą e-mailową oraz umieści taką informację na stronie wydarzenia w serwisie Facebook.
5. Po dotarciu na miejsce Wydarzenia Wystawca ma obowiązek zgłosić się do Organizatora w celu wskazania mu miejsca na rozstawienie Stoiska.
6. Wystawca zobowiązuje się do rozstawienia Stoiska w miejscu wyznaczonym przez Organizatora oraz nie zmieniania tego miejsca bez porozumienia z Organizatorem.
7. Wystawca zobowiązuje się przygotować Stoisko do godziny 10:00 w sobotę oraz pozostawić je rozstawione do godziny 21:00 w sobotę i od godziny 8:00 do godziny 15:00 w niedzielę.
8. Czas na złożenie Stoiska Wystawca ma w godzinach 15:00-17:00 w niedzielę 2 kwietnia.
9. Po zakończeniu składania Stoiska Wystawca ma obowiązek zgłosić się do Organizatora w celu przeprowadzenia odbioru Stoiska.
10. Wystawca ponosi odpowiedzialność za szkody, które wyrządził w związku z Wydarzeniem lub w trakcie jego trwania – Uczestnikom, innym podmiotom lub Organizatorowi, jak też za szkody na terenie Wydarzenia, w tym dotyczące obiektu lub wyposażenia obiektu. Organizator zastrzega sobie prawo obciążenia Wystawcy kosztami związanymi z naprawą lub odkupienia uszkodzonego lub zniszczonego wyposażenia Stoiska (w szczególności: stołów, krzeseł, podłogi, ścian).
11. Wystawca ponosi całkowitą odpowiedzialność za sprzedawany w ramach Stoiska towar i oferowane usługi oraz ich zgodność z obowiązującymi przepisami.
12. Wystawca ponosi wyłączną i całkowitą odpowiedzialność za zgodność prowadzonej działalności z obowiązującymi przepisami, w tym za zgodność z prawem wszelkich organizowanych przez niego konkursów, loterii itp., wykorzystywanie wynalazków, wzorów użytkowych, patentów, znaków towarowych, praw autorskich, w tym licencyjnych (w tym również w zakresie uiszczania stosowanych opłat na rzecz stowarzyszeń zajmujących się ochroną praw autorskich).
13. Organizator nie ponosi odpowiedzialności materialnej za przedmioty pozostawione na stoiskach bez opieki Wystawcy.
14. Organizator nie ponosi odpowiedzialności materialnej za szkody wyrządzone przez Uczestników w obrębie stoisk.
15. Podczas Wydarzenia będą wykonywane fotografie oraz materiały wideo. Wystawca wyraża zgodę na publikacje w celach promocyjnych fotografii i wideo, na których pojawi się jego wizerunek w formie elektronicznej i poligraficznej.

 

§ 4
Opłaty

1. Cena jednego stołu wynosi 80 zł netto, w którą wliczone są darmowe wejściówki na Wydarzenie dla obsługi Stoiska.
2. Opłata za dostęp do prądu wynosi 20 zł netto.
3. Przy zamówieniu innej powierzchni stoiska cena jest ustalana indywidualnie.
4. W wypadku zapotrzebowania na dodatkową wejściówkę dla obsługi Stoiska, która nie została wymieniona w zgłoszeniu, Wystawca ponosi dodatkową opłatę w wysokości wejściówki dla Uczestnika.
5. Zapłata za Stoisko jest regulowana przelewem na konto podane w e-mailu potwierdzającym przyjęcie Stoiska, nie później niż na 7 dni przed rozpoczęciem Wydarzenia. Ważna jest data zaksięgowania przelewu na koncie odbiorcy.
6. Wystawcy którzy nie wnieśli opłaty w wyznaczonym terminie mogą utracić prawo do powierzchni wystawienniczej.
7. Istnieje możliwość wystawienia rachunku sprzedaży. W tym celu należy wysłać wiadomość e-mail do Organizatora z danymi firmy/osoby prywatnej, na którą ma być wystawiony rachunek nie później niż 26 marca 2023 r.
8. Rezygnacja z wcześniej ustalonego wynajmu może nastąpić nie później niż do 7 dni przed rozpoczęciem Wydarzenia, drogą e-mailową z podanego w formularzu adresu korespondencyjnego. W tym wypadku Organizator zobowiązuje się do zwrócenia opłaty (jeśli taka nastąpiła) oraz zastrzega możliwość odliczenia od sumy kosztów manipulacyjnych, jeśli takie wynikną (np. opłata za przelew). Po danym terminie rezygnacji nie przysługuje Wystawcy zwrot opłaty.
9. Wystawcy, który odstępuje od umowy w sposób niezgodny z regulaminem (nie pojawi się na terenie Wydarzenia do godziny 10:00 1 kwietnia 2023 r.), a uiścił opłatę za wynajem Stoiska, nie przysługuje zwrot opłaty.
10. W wypadku odwołania Wydarzenia (z przyczyn niezależnych lub nie od Organizatora) Organizator zwraca wpłacone wcześniej opłaty za stoisko bez odsetek i innych kosztów lub wpłacona przez Wystawcę kwota zostanie przeniesiona na poczet opłaty za udział w kolejnej edycji Wydarzenia.

 

§ 5
Postanowienia końcowe

1. Wystawca zobowiązuje się do rozstawienia stoiska handlowego lub wystawienniczego w miejscu wyznaczonym przez Organizatora.
2. Organizator zastrzega sobie prawo ustawienia własnych stoisk handlowych lub wystawienniczych.
3. Wystawca może handlować na swoim Stoisku wyłącznie po dopełnieniu wszelkich formalności zgodnie z właściwymi przepisami i na własną odpowiedzialność. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za towar sprzedawany na Stoisku Wystawcy. Treści prezentowane na Stoisku Wystawcy nie mogą być sprzeczne z prawem, dobrymi obyczajami lub zasadami współżycia społecznego.
4. Wystawca jest zobowiązany zapewnić obsługę Stoiska przez cały czas otwarcia strefy wystawców dla uczestników.
5. Wystawca jest zobowiązany pojawić się na terenie konwentu przed godziną 10:00 1 kwietnia 2023 r.
6. Wystawcy posiadający stoisko mogą w jego obrębie rozstawiać roll-upy i kolportować ulotki – poza stoiskiem mogą to robić jedynie po uprzednim uzgodnieniu tego z Organizatorem.
7. Wszystkie materiały reklamowe (roll-upy, banery, ulotki, plakaty, itp.) rozmieszczone poza Stoiskiem bez uprzedniego uzgodnienia tego z Organizatorem zostaną usunięte.
8. Rozdawanie materiałów reklamowych poza Stoiskiem bez uprzedniego uzgodnienia tego z Organizatorem będzie skutkowało usunięciem z terenu Wydarzenia bez zwrotu opłaty.
9. Wszystkie stoiska niezgłoszone i nie uzgodnione z Organizatorem zostaną zlikwidowane.
10. Organizator zapewnia możliwość przebywania na terenie Szkoły od godziny 19:00 31 marca 2023 r. do godziny 17:00 2 kwietnia 2023 r.
11. O sprawach nieuwzględnionych w regulaminie decyduje Organizator.
12. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszego Regulaminu przed 26 marca 2023 r.
13. Każdy Wystawca ma obowiązek zapoznać się z Regulaminem Wystawców oraz przestrzegać jego postanowień.
14. Nieznajomość Regulaminu nie zwalnia z jego przestrzegania i ponoszenia konsekwencji wynikających z jego łamania.
15. Posługiwanie się nazwą „Śląskie Dni Fantastyki”, logiem Wydarzenia oraz innymi oznaczeniami Organizatora jest zabronione bez uprzedniego uzgodnienia tego z Organizatorem.
16. Każdy wystawca zobowiązany jest również do zapoznania się i przestrzegania Regulaminu Konwentu.