Regulamin Chochlików (helperów)

Wolontariat jest regulowany przez Ustawę z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2020 r. poz. 1057 z późn. zm.).

I. Konwent

1. Śląski Dzień Fantastyki, zwany dalej konwentem, odbywa się w dniach 1-2 kwietnia 2023 roku na terenie III Liceum Ogólnokształcącego ul. Farnej 5-7, 41-506 Chorzów.
2. Głównym organizatorem konwentu jest organizacja pozarządowa – Śląski Klub Fantastyki z siedzibą w Katowicach 40-134 przy ul. Alfonsa Górnika 5, zwana dalej Organizatorem.

II. Wolontariat

1. Wolontariat jest dobrowolną i nieprzymuszoną formą uczestnictwa w konwencie, polegającą na nieodpłatnej pracy na rzecz wydarzenia.
2. Koordynacją i nadzorem pracy wolontariuszy zajmują się wyznaczeni do tego Organizatorzy.
3. Wolontariuszem może zostać osoba, która ukończyła 16 lat lub ukończy najpóźniej w dniu rozpoczęcia konwentu, tj. 31 marca 2023 roku.
4. Niepełnoletni wolontariusz jest zobowiązany do dostarczenia Organizatorom zgody opiekuna prawnego na udział w wolontariacie najpóźniej w dniu rozpoczęcia pierwszego dyżuru podczas konwentu. Wzór zgody dostępny jest na stronie internetowej: https://www.sdf.org.pl/wp-content/uploads/2023/01/Zgoda-Rodzica-SDF-2023.pdf
5. Warunkiem koniecznym przyjęcia do wolontariatu jest wypełnienie formularza zgłoszeniowego dostępnego na stronie:  https://www.sdf.org.pl/chochliki/ oraz opłacenie kaucji (wejściówki na konwent) do dnia rozpoczęcia konwentu.
6. Rekrutacja otwarta będzie od dnia 16 stycznia do dnia 28 lutego 2023 roku. Organizator zastrzega sobie możliwość przedłużenia okresu rekrutacji.
7. Wysłanie zgłoszenia wiąże się z akceptacją postanowień niniejszego regulaminu jak i regulaminu imprezy dostępnego na stronie: https://www.sdf.org.pl/regulamin/
8. Ogłoszenie wyników rekrutacji nastąpi w dniu 5 marca 2023 roku drogą mailową. Mail będzie zawierał informację o pozytywnym rozpatrzeniu zgłoszenia, przyjęciu na listę rezerwową albo o odrzuceniu zgłoszenia. Organizator zastrzega sobie możliwość dokonania selekcji zgłoszeń.
9. Brak potwierdzania udziału za pomocą wiadomości mailowej lub rozmowy telefonicznej z Organizatorem będzie skutkował usunięciem z uczestnictwa w wolontariacie.
10. W przypadku przyjęcia do wolontariatu osoby z listy rezerwowej, Organizator skontaktuje się za pomocą wiadomości mailowej lub telefonicznie, aby potwierdzić zainteresowanie współpracą.

III. Obowiązki wolontariusza

  1. Wolontariusz jest zobowiązany do przejścia szkolenia przed konwentem. Forma i termin szkolenia zostaną zakomunikowane po zamknięciu zgłoszeń.
  2. Wolontariusz zobowiązuje się do przepracowania liczby godzin ujętych w grafiku.
  3. Do obowiązków wolontariusza należy w szczególności:

 -dbanie o czystość, porządek i bezpieczeństwo na terenie konwentu;
 -wykonywanie poleceń wydawanych przez organizatorów i koordynatorów;
 -wykonywania powierzonych zadań w sposób staranny i bezpieczny dla siebie i innych uczestników konwentu;
 -przestrzeganie grafiku dyżurów;
 -pomoc uczestnikom i innym wolontariuszom w miarę własnych możliwości;
 -informowanie koordynatorów i organizatorów o zaistniałych zagrożeniach i niebezpieczeństwach, a także o osobach poszkodowanych.

  1. Wolontariusz powinien dbać o siebie oraz współuczestników konwentu.
  2. Wolontariusz, który pojawi się na dyżurze pod wpływem alkoholu lub innych środków odurzających, zostanie usunięty zarówno z wolontariatu, jak i z terenu konwentu.
  3. Podczas swojego dyżuru wolontariusz zobowiązany jest posiadać identyfikator w widocznym miejscu, tak by był widoczny dla uczestników.

IV. Prawa wolontariusza

  1. Wolontariusz, który sumiennie wykonuje swoje obowiązki otrzymuje pełen zwrot opłaty akredytacyjnej po zakończeniu konwentu.
  2. Organizator zapewni wolontariuszom:

 -koszulkę w zgłoszonym wcześniej rozmiarze;
 -posiłek regeneracyjny w trakcie trwania konwentu
 -bezpłatny nocleg podczas trwania konwentu w postaci wspólnej sali i dostępu do podstawowych sanitariatów (prysznice i WC). Wolontariusze muszą samodzielnie zaopatrzyć się w śpiwory, karimaty lub inne podobne wyposażenie
 -zaświadczenie o odbyciu wolontariatu wydawane na prośbę wolontariusza po konwencie.

V. Pozostałe postanowienia

  1. Kaucja może być zatrzymana na poczet napraw uszkodzeń spowodowanych przez wolontariusza, jednak gdy ta kwota jest niewystarczająca, wolontariusz zobowiązany jest pokryć koszty z własnych środków.
  2. W przypadku niewywiązania się wolontariusza z powierzonych mu obowiązków Organizator może nie zwrócić kaucji.
  3. Przed konwentem podstawowym i oficjalnym kanałem komunikacyjnym pomiędzy Organizatorami a wolontariuszami jest kontakt mailowy.
  4. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszego regulaminu bez uprzedniego informowania wolontariuszy.