Wystawcy

Zapraszamy wszystkich, którzy są zainteresowanie współpracą ze Śląskimi Dniami Fantastyki 2020 jako wystwacy. Prosimy zapoznać się z regulaminem i wysłać zgłoszenia wg załączonego wzoru.

 

REGULAMIN WYSTAWCÓW ŚLĄSKICH DNI FANTASTYKI

 

 

  • POSTANOWIENIA OGÓLNE

  • Niniejszy regulamin jest integralną częścią umowy, decyzja o uczestnictwie w imprezie równoznaczna jest z zapoznaniem się z nim oraz jego przestrzeganiem.
  • Organizatorem Śląskich Dni Fantastyki, zwanych dalej ŚDF, które odbywają się w Chorzowie w dniach 21-22 marca 2020 roku, jest Śląski Klub Fantastyki, zwany dalej Organizatorem.
  • Pod pojęciem „Wystawca” rozumie się każdy podmiot, który zawarł z Organizatorem umowę obejmującą wystawienie stoiska na ŚDF.
  • Konwent Śląskie Dni Fantastyki odbywa się w Trzecim Liceum Ogólnokształcącym im. Stefana Batorego przy ulicy Farnej 5-7 w Chorzowie od godziny 09:00 dnia 21 marca 2020 r. (sobota) do godziny 14:00 dnia 22 marca 2020 r. (niedziela).
  • Konwent organizowany przez Śląski Klub Fantastyki jest imprezą kulturalną w rozumieniu ustawy z 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz.U. 1991 nr 114 poz. 493 z późn. zm.) i nie podlega przepisom ustawy o Bezpieczeństwie Imprez Masowych z dnia 20.03.2009. (Dz.U. Nr 62, poz. 504).
  • Przyjmowanie zgłoszeń wystawców odbywa się w dwóch turach. I tura trwa od 1 grudnia 2019 r. do 1 lutego 2020 r. włącznie. II tura trwa od 3 lutego do 1 marca.

 

  • ZGŁASZANIE WYSTAWCÓW
  • Warunkiem udziału jest przesłanie zgłoszenia na adres e-mail sdf.wystawcy@gmail.com. Zgłoszenie powinno zawierać:
  1. nazwę stoiska;
  2. imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej za stoisko na konwencie;
  3. liczbę osób wchodzących w skład obsługi stoiska na konwencie wraz ich z imionami i nazwiskami;
  4. liczbę stołów lub wymiary wymaganej powierzchni wystawowej;
  5. logo wystawcy
  6. informacje dotyczące stoiska (nazwa, adres internetowy) oraz informacje o sprzedawanym towarze (w celach informacyjnych).

 

  • Do zawarcia umowy między wystawcą a organizatorami dochodzi po otrzymaniu potwierdzenia przyjęcia stoiska drogą e-mailową.
  • Koordynator ma prawo do odstąpienia od wcześniej ustalonego wynajmu stoiska, o czym informuje drogą e-mailową nie później niż do 11 marca 2020 r. wraz z podaniem przyczyny – w wypadku, gdy stoisko zostało już opłacone, organizatorzy zwracają wpłaconą sumę bez potrącania jakichkolwiek opłat.
  • Koordynator może odmówić przyjęcia zgłoszenia, o czym informuje mailowo.
  • Zmiany w ustaleniach dotyczących liczby wynajmowanych stołów są przyjmowane wyłącznie drogą e-mailową do 11 marca 2020 r. Pozostałe sprawy można uregulować nie później niż do 11 marca 2020 r. W przypadku nagłych zmian wynikających z sytuacji losowych po podanej dacie jest to możliwe jedynie przez kontakt telefoniczny (podany w e-mailu zwrotnym).

 

  • OPŁATY

 

  • Opłata za stoisko jest kwotą poniesionych przez organizatorów wydatków związanych z miejscem oraz jego użytkowaniem przez wystawcę.
  • Cena jednego stołu wynosi 70 zł, w którą wliczona jest jedna darmowa wejściówka na konwent dla wystawcy.
  • Przy zamówieniu 4 stołów wystawca otrzymuje dwie darmowe wejściówki. Przy zamówieniu 5 i więcej stołów liczba wejściówek ustalana jest indywidualnie.
  • W wypadku zapotrzebowania na dodatkową obsługę stoiska, która nie jest wliczona w cenę stoiska, wystawca ponosi dodatkową opłatę w wysokości 35 zł.
  • Zapłata za stoisko jest regulowana przelewem na konto podane w e-mailu potwierdzającym przyjęcie stoiska, nie później niż na 7 dni przed rozpoczęciem konwentu. Ważna jest data zaksięgowania przelewu na koncie odbiorcy.
  • Wystawcy którzy nie wnieśli opłaty w wyznaczonym terminie mogą utracić prawo do miejsca wystawowego.
  • Istnieje możliwość wystawienia rachunku sprzedaży. W tym celu należy wysłać wiadomość e-mail do koordynatora wystawców z danymi firmy/osoby prywatnej, na którą ma być wystawiony rachunek nie później niż 11 marca 2020 r.
  • Rezygnacja z wcześniej ustalonego wynajmu może nastąpić nie później niż do tygodnia przed rozpoczęciem konwentu, drogą e-mailową z podanego w formularzu adresu korespondencyjnego. W tym wypadku organizator zobowiązuje się do zwrócenia opłaty (jeśli taka nastąpiła) oraz zastrzega możliwość odliczenia od sumy kosztów manipulacyjnych, jeśli takie wynikną (np. opłata za przelew).
  • Wystawcy, który odstępuje od umowy w sposób niezgodny z regulaminem (nie pojawi się na terenie konwentu do godziny 10:00 21 marca 2020 r.), a uiścił opłatę za wynajem stoiska, nie przysługuje zwrot opłaty.
  • W wypadku odwołania imprezy organizatorzy zwracają wpłacone wcześniej opłaty za stoisko bez odsetek lub innych kosztów.

 

  • POSTANOWIENIA SZCZEGÓŁOWE

 

  • Pod pojęciem „Wystawca” rozumie się każdy podmiot, który zawarł z Organizatorem umowę obejmującą wystawienie stoiska na ŚDF. 
  • Wystawca zobowiązuje się do rozstawienia stoiska handlowego lub wystawienniczego w miejscu wyznaczonym przez Organizatora.
  • Organizator zastrzega sobie prawo ustawienia własnych stoisk handlowych lub wystawienniczych.
  • Wystawca może organizować na swoim stoisku loterie wyłącznie po dopełnieniu wszelkich formalności zgodnie z właściwymi przepisami. Wystawca może organizować taką loterię wyłącznie na własną odpowiedzialność, a Organizator nie ponosi odpowiedzialności za jej organizację wobec uczestników ŚDF ani właściwych organów.
  • Wystawca może handlować na swoim stoisku wyłącznie po dopełnieniu wszelkich formalności zgodnie z właściwymi przepisami i na własną odpowiedzialność. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za towar sprzedawany na stoisku Wystawcy. Treści prezentowane na stoisku Wystawcy nie mogą być sprzeczne z dobrymi obyczajami lub zasadami współżycia społecznego.
  • Wystawca jest zobowiązany zapewnić obsługę stoiska przez cały czas otwarcia strefy wystawców dla uczestników.
  • Strefa wystawców jest otwarta od godziny 10:00 do 18:00 w sobotę i od godziny 10:00 do godziny 14:00 w niedzielę.
  • Wystawca jest zobowiązany pojawić się na terenie konwentu przed godziną 10:00 21 marca 2020r.
  • Organizator zastrzega sobie prawo obciążenia wystawcy kosztami związanymi z naprawą uszkodzonego lub zniszczonego wyposażenia stoiska (np.  zabudowa, stoły czy krzesła).
  • Wystawcy posiadający stoisko mogą w jego obrębie rozstawiać rollupy i kolportować ulotki – poza stoiskiem mogą to robić jedynie po uprzednim uzgodnieniu tego z Organizatorem.
  • Wszystkie rollupy, bannery, ulotki i plakaty rozmieszczone poza stoiskiem bez uprzedniego uzgodnienia tego z Organizatorem zostaną usunięte.
  • Roznoszenie ulotek poza stoiskiem bez uprzedniego uzgodnienia tego z Organizatorem będzie skutkowało usunięciem z terenu ŚDF bez zwrotu kosztów.
  • Wszystkie stoiska niezgłoszone i nie uzgodnione z Organizatorem zostaną zlikwidowane.
  • Organizator zapewnia możliwość przebywania na terenie szkoły konwentowej Wystawcom od 20 marca 2020 r. (piątek) od godziny 21:00 do 22 marca 2020 r. (niedziela) do godziny 14:30. Wystawcy zainteresowani rozstawieniem stoisk w piątek zobowiązani są do wcześniejszego uzgodnienia tego z Organizatorem.  Wystawcom zainteresowanym rozstawieniem stoisk w sobotę Organizator udostępni teren szkoły od godziny 7:30.
  • Organizator zastrzega sobie prawo zmiany terminu udostępnienia powierzchni w strefie wystawienniczej lub jej dostępności dla uczestników po uprzednim poinformowaniu wystawców drogą mailową, jeżeli zmiana nastąpi przed rozpoczęciem ŚDF lub poprzez rozwieszenie ogłoszeń, jeżeli zmiana wystąpi w trakcie trwania ŚDF.
  • Organizator nie ponosi odpowiedzialności materialnej za przedmioty pozostawione na stoiskach na czas ich zamknięcia.
  • Organizator nie ponosi odpowiedzialności materialnej za szkody wyrządzone przez uczestników ŚDF w obrębie stoisk w trakcie udostępnienia ich dla zwiedzających.