Wystawcy

Zapraszamy wszystkich, którzy są zainteresowanie współpracą ze Śląskimi Dniami Fantastyki 2020 jako wystwacy. Prosimy zapoznać się z regulaminem i wysłać zgłoszenia wg załączonego wzoru.

 

REGULAMIN WYSTAWCÓW ŚLĄSKICH DNI FANTASTYKI

  • POSTANOWIENIA OGÓLNE

  • Niniejszy regulamin jest integralną częścią umowy, decyzja o uczestnictwie w imprezie równoznaczna jest z zapoznaniem się z nim oraz jego przestrzeganiem.
  • Organizatorem Śląskich Dni Fantastyki, zwanych dalej ŚDF, które odbywają się w Chorzowie w dniach 21-22 marca 2020 roku, jest Śląski Klub Fantastyki, zwany dalej Organizatorem.
  • Pod pojęciem „Wystawca” rozumie się każdy podmiot, który zawarł z Organizatorem umowę obejmującą wystawienie stoiska na ŚDF.
  • Konwent Śląskie Dni Fantastyki odbywa się w Akademickiego Zespołu Szkół Ogólnokształcących nr 2 przy ulicy Farnej 5-7 w Chorzowie od godziny 09:00 dnia 21 marca 2020 r. (sobota) do godziny 14:00 dnia 22 marca 2020 r. (niedziela).
  • Konwent organizowany przez Śląski Klub Fantastyki jest imprezą kulturalną w rozumieniu ustawy z 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz.U.01.13.123 z późn. zm.) i nie podlega przepisom ustawy o Bezpieczeństwie Imprez Masowych z dnia 20.03.2010. (Dz.U. Nr 62, poz. 504).
  • Przyjmowanie zgłoszeń wystawców odbywa się w dwóch turach. I tura trwa od 1 grudnia 2019 r. do 1 lutego 2020 r. włącznie. II tura trwa od 3 lutego do 1 marca.

 

  • ZGŁASZANIE WYSTAWCÓW
  • Warunkiem udziału jest przesłanie zgłoszenia poprzez formularz na stronie. Zgłoszenie powinno zawierać:
  1. nazwę stoiska;
  2. imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej za stoisko na konwencie;
  3. liczbę osób wchodzących w skład obsługi stoiska na konwencie wraz ich z imionami i nazwiskami;
  4. liczbę stołów lub wymiary wymaganej powierzchni wystawowej;
  5. logo wystawcy
  6. informacje dotyczące stoiska (nazwa, adres internetowy) oraz informacje o sprzedawanym towarze (w celach informacyjnych).

 

  • Do zawarcia umowy między wystawcą a organizatorami dochodzi po otrzymaniu potwierdzenia przyjęcia stoiska drogą e-mailową.
  • Koordynator ma prawo do odstąpienia od wcześniej ustalonego wynajmu stoiska, o czym informuje drogą e-mailową nie później niż do 11 marca 2020 r. wraz z podaniem przyczyny – w wypadku, gdy stoisko zostało już opłacone, organizatorzy zwracają wpłaconą sumę bez potrącania jakichkolwiek opłat.
  • Koordynator może odmówić przyjęcia zgłoszenia, o czym informuje mailowo.
  • Zmiany w ustaleniach dotyczących liczby wynajmowanych stołów są wyłącznie drogą e-mailową do 11 marca 2020 r. Pozostałe sprawy można uregulować nie później niż do 11 marca 2020 r. W przypadku nagłych zmian wynikających z sytuacji losowych po podanej dacie jest to możliwe jedynie przez kontakt telefoniczny (podany w e-mailu zwrotnym).

 

  • OPŁATY
  • Opłata za stoisko jest kwotą poniesionych przez organizatorów wydatków związanych z miejscem oraz jego użytkowaniem przez wystawcę.
  • Cena jednego stołu wynosi 60 zł, w którą wliczona jest jedna darmowa wejściówka na konwent dla wystawcy.
  • Przy zamówieniu 4 stołów wystawca otrzymuje dwie darmowe wejściówki. Przy zamówieniu 5 i więcej stołów liczba wejściówek ustalana jest indywidualnie.
  • W wypadku zapotrzebowania na dodatkową obsługę stoiska, która nie jest wliczona w cenę stoiska, wystawca ponosi dodatkową opłatę w wysokości 40 zł.
  • Zapłata za stoisko jest regulowana przelewem na konto podane w e-mailu potwierdzającym przyjęcie stoiska, nie później niż na 7 dni przed rozpoczęciem konwentu. Ważna jest data zaksięgowania przelewu na koncie odbiorcy.
  • Istnieje możliwość wystawienia rachunku sprzedaży. W tym celu należy wysłać wiadomość e-mail do koordynatora wystawców z danymi firmy/osoby prywatnej, na którą ma być wystawiony rachunek nie później niż 11 marca 2020 r.
  • Rezygnacja z wcześniej ustalonego wynajmu może nastąpić nie później niż do tygodnia przed rozpoczęciem konwentu, drogą e-mailową z podanego w formularzu adresu korespondencyjnego. W tym wypadku organizator zobowiązuje się do zwrócenia opłaty (jeśli taka nastąpiła) oraz zastrzega możliwość odliczenia od sumy kosztów manipulacyjnych, jeśli takie wynikną (np. opłata za przelew).
  • Wystawcy, który odstępuje od umowy w sposób niezgodny z regulaminem (nie pojawi się na terenie konwentu do godziny 10:00 21 marca 2020 r.), a uiścił opłatę za wynajem stoiska, nie przysługuje zwrot opłaty.
  • W wypadku odwołania imprezy organizatorzy zwracają wpłacone wcześniej opłaty za stoisko bez odsetek lub innych kosztów.

 

  • POSTANOWIENIA SZCZEGÓŁOWE
  • Pod pojęciem „Wystawca” rozumie się każdy podmiot, który zawarł z Organizatorem umowę obejmującą wystawienie stoiska na ŚDF. 
  • Wystawca zobowiązuje się do rozstawienia stoiska handlowego lub wystawienniczego w miejscu wyznaczonym przez Organizatora.
  • Organizator zastrzega sobie prawo ustawienia własnych stoisk handlowych lub wystawienniczych.
  • Wystawca może organizować na swoim stoisku loterie wyłącznie po dopełnieniu wszelkich formalności zgodnie z właściwymi przepisami. Wystawca może organizować taką loterię wyłącznie na własną odpowiedzialność, a Organizator nie ponosi odpowiedzialności za jej organizację wobec uczestników ŚDF ani właściwych organów.
  • Wystawca może handlować na swoim stoisku wyłącznie po dopełnieniu wszelkich formalności zgodnie z właściwymi przepisami i na własną odpowiedzialność. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za towar sprzedawany na stoisku Wystawcy. Treści prezentowane na stoisku Wystawcy nie mogą być sprzeczne z dobrymi obyczajami lub zasadami współżycia społecznego.
  • Wystawca jest zobowiązany zapewnić obsługę stoiska przez cały czas otwarcia strefy wystawców dla uczestników.
  • Strefa wystawców jest otwarta od godziny 10:00 w sobotę do godziny 14:00 w niedzielę.
  • Wystawca jest zobowiązany pojawić się na terenie konwentu przed godziną 10:00 21 marca 2020r.
  • Organizator zastrzega sobie prawo obciążenia wystawcy kosztami związanymi z naprawą uszkodzonego lub zniszczonego wyposażenia stoiska (np.  zabudowa, stoły czy krzesła).
  • Wystawcy posiadający stoisko mogą w jego obrębie rozstawiać rollupy i kolportować ulotki – poza stoiskiem mogą to robić jedynie po uprzednim uzgodnieniu tego z Organizatorem.
  • Wszystkie rollupy, bannery, ulotki i plakaty rozmieszczone poza stoiskiem bez uprzedniego uzgodnienia tego z Organizatorem zostaną usunięte.
  • Roznoszenie ulotek poza stoiskiem bez uprzedniego uzgodnienia tego z Organizatorem będzie skutkowało usunięciem z terenu ŚDF bez zwrotu kosztów.
  • Wszystkie stoiska niezgłoszone i nieuzgodnione z Organizatorem zostaną zlikwidowane.
  • Organizator zapewnia możliwość przebywania na terenie szkoły konwentowej Wystawcom od 21 marca 2020 r. (piątek) od godziny 21:00 do 22 marca 2020 r. (niedziela) do godziny 14:30. Wystawcy zainteresowani rozstawieniem stoisk w piątek zobowiązani są do wcześniejszego uzgodnienia tego z Organizatorem.  Wystawcom zainteresowanym rozstawieniem stoisk w sobotę Organizator udostępni teren szkoły od godziny 7:30.
  • Organizator zastrzega sobie prawo zmiany terminu udostępnienia powierzchni w strefie wystawienniczej lub jej dostępności dla uczestników po uprzednim poinformowaniu wystawców drogą mailową, jeżeli zmiana nastąpi przed rozpoczęciem ŚDF lub poprzez rozwieszenie ogłoszeń, jeżeli zmiana wystąpi w trakcie trwania ŚDF.
  • Organizator nie ponosi odpowiedzialności materialnej za przedmioty pozostawione na stoiskach na czas ich zamknięcia.
  • Organizator nie ponosi odpowiedzialności materialnej za szkody wyrządzone przez uczestników ŚDF w obrębie stoisk w trakcie udostępnienia ich dla zwiedzających.
  • Organizatorzy zobowiązują się do przesłania drogą elektroniczną pakietu informacyjnego zawierającego m. in. plan budynku (wraz z oznaczeniami sal), rozmieszczenie stoisk, mapę okolicy oraz inne informacje nie później niż na dwa tygodnie przed datą konwentu.
  • Na terenie konwentu obowiązuje całkowity zakaz sprzedaży produktów z nieautoryzowanymi grafikami autorskimi (tj. prac, których wystawca nie jest autorem lub nie posiada zgody na ich wykorzystanie od twórcy). Zakaz ten obejmuje zarówno ilustracje autorskie, jak również fanarty oraz inne towary niezgodne z obowiązującym prawem polskim.
  • W przypadku zgłoszenia koordynatorowi informacji o naruszeniu powyższego zakazu organizatorzy mają prawo udostępnić osobie poszkodowanej dane osoby/stoiska/firmy naruszającej prawo, a także poprosić o usunięcie naruszających prawo produktów z oferty sprzedaży na czas trwania imprezy.
  • Jeżeli dane stoisko/firma odmówi usunięcia wyżej wymienionego towaru, organizator ma prawo cofnąć Wystawcy zgodę na sprzedaż na terenie konwentu bez zwrotu opłaty.
  • Wolontariusze ŚDF nie pomagają wystawcom przy rozstawianiu stoisk, o ile odrębna umowa wyraźnie nie określa zasad takiej pomocy.
  • Sprawy nie objęte regulaminem rozpatrywane są przez koordynatora wystawców.
  • W razie wątpliwości pytania prosimy kierować do koordynatora wystawców na adres: sdf.wystawcy@gmail.com

 

Zgłoszenia prosimy wysyłać na adres: sdf.wystawcy@gmail.com